職場での整理整頓で一番大変なのが「書類の整理・管理」です
書類は日々の業務でどんどん溜まっていくので、気がつくと書類が山のようになっていた、という経験はありませんか？
実はこの現象はオフィスだけにとどまらず、自宅でもありえることです。
請求書やレシート、自宅のローンや賃貸に関する書類、家電の取扱説明書など種類は様々ですが、家の中にも書類が溢れている人は多いでしょう。
今回は職場でも自宅でも使える書類の収納方法について紹介していきます。
書類保管に関してルールを決める
まず書類を保管しておく目的をはっきりさせることが大切です。
「なぜこの書類を保管しておくのか」という書類保管の目的を考えることで、必要な書類とそうでない書類の基準が明確になっていきます。
裏紙に使えそうなもの以外は、書き損じの書類をとっておく必要がありません。自宅で保管しているレシートも、家計簿をつけ終わっているなら必要ないでしょう。１つ１つの書類の保管目的を考えることによって、期限を決めることができます。期限を過ぎた書類は、捨てていきます。
書類の収納の３原則
書類の効果的な収納方法には３つの原則があります。
●書類は収納前に分ける
収納する書類は「誰の書類か」を明確にして分けていきます。自宅であれば「父の書類」「母の書類」「子供の学校関連の書類」というように分類します。さらに各個人の書類を契約書や請求書といった種類や「学校に提出する書類」「家で保管する書類」といった目的別に細かく分類します。
●書類は立てて収納する
書類の分類が済んだら次は書類を収納していきます。その時、書類は上向きに重ねて保管するのではなく、ファイルボックスなどを活用して立てた状態で保管します。立てて保管することによって、どこになんの書類があるかわかりやすくなるので取り出しやすくなります。書類の分類の境目にインデックスをつけることによってさらに取り出しやすくなります。
●書類が必要な時に持ち出せるようにする
書類をファイルボックスへ直接収納するのではなく、透明なクリアファイルに入れて収納することによって、書類が必要になった時、すぐに持ち出すことができます。
会社の重要書類の保管にトランクルームも活用できる
書類の中には何年も保管しなければならないものもあります。その時オフィスや自宅に保管しておくと場所を取ってしまうことがあります。
使わないけれど長い期間保管が必要な書類にオススメなのがトランクルームです。屋内型のロッカータイプのトランクルームであれば、中が棚になっているので書類を立てて保管しておくことも可能です。
さらに日差しも入らないので日焼けによる劣化も防ぐことができます。
空調設備も完備しているので、高温多湿を避けた環境での保管も可能です。
またトランクルームに保管することによって、オフィスのスペースを有効に活用することもできます。
まとめ
書類を収納する際に大切なのは「書類を保管する目的を考えること」です。
保管する目的がない書類は捨てても問題ない書類なのでどんどん捨ててくようにしてください。
ある程度書類の断捨離ができたら、次は必要な書類をどんどん分類していきます。この時書類の対象者や目的別などに分類するようにします。
書類の分類ができればあとは収納するだけです。書類の収納は見やすくわかりやすいように、立てて収納するようにしてください。クリアファイルに入れて立てて収納すると持ち出す時にも便利です。
保管する書類がたくさんある際はトランクルームもオススメです。
トランクルームはセキュリティもしっかりしているので、紛失したくない書類の保管にも向いているのでぜひ利用してみてはいかがでしょうか。
